Les avantages d’avoir une assistante virtuelle (2023)

Les assistantes virtuelles ont gagné en popularité au cours des dernières décennies en raison de l’évolution de la nature des affaires. De nombreuses entreprises choisissent d’économiser de l’argent sur les grands espaces de bureaux et les équipes pléthoriques, et investissent plutôt dans des modalités et des horaires de travail flexibles. Il en résulte une approche plus agile, digital et moderne de l’organisation des équipes et de la gestion des projets.

Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ?

Que fait une assistante virtuelle ? Une assistante virtuelle est un entrepreneur indépendant qui offre des services administratifs à une entreprise à distance. Le terme « assistante virtuelle » est apparu dans les années 90 pour décrire la tendance naissante du travail virtuel. Grâce à d’importantes innovations technologiques, les travailleurs pouvaient commencer à partager des documents et à prendre des appels professionnels importants en dehors de leur bureau.

Types d’assistantes virtuelles

Les assistantes virtuelles ont des compétences et des spécialisations différentes. Chacun d’entre eux peut vous aider dans une fonction ou un département spécifique de votre entreprise.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples des différents types d’assistantes virtuelles disponibles :

1. Comptable – Excellent pour la comptabilité et le suivi des budgets pour divers projets.
2. Assistant(e) administratif(ve) – Planifie les réunions, remplit les rapports de routine et gère la communication entre les cadres et les entités extérieures.
3. Scribe – Prend des notes pendant les réunions ou les présentations.
4. Gestionnaire des réseaux sociaux – S’occupe des différents comptes sociaux de l’entreprise. 5.
5. Designer – Conçoit des présentations, des infographies, des logos, des dépliants et d’autres supports visuels.
6. Analyste de recherche – Effectue des tâches de recherche ou des entretiens et analyse les données de l’entreprise.
7. Rédacteur – Souvent engagé pour le côté SEO afin de rédiger des articles, pages ou description.

Le rôle d’une assistante virtuelle peut également changer en fonction de l’entreprise. Certaines entreprises peuvent même embaucher des assistantes virtuelles qui assument plusieurs responsabilités à la fois.

4 avantages d’avoir une assistante virtuelle

Engagée une assistante virtuelle pour votre entreprise peut s’avérer très bénéfique.

Voici quelques exemples :

Réduire les coûts d’exploitation

Les assistantes virtuelles peuvent fournir des services peu coûteux mais précieux à votre entreprise, ce qui vous permet de réduire vos coûts d’exploitation. Ils peuvent également vous permettre d’engager une assistante virtuelle freelance en fonction des besoins, plutôt qu’à temps plein ou partiel.

Gagner du temps sur les initiatives et les projets

Bon nombre des tâches entreprises par les assistantes virtuelles ont tendance à être quelque peu tactiques ou répétitives, comme la prise de notes ou la soumission de rapports de dépenses hebdomadaires ou mensuels. Ces tâches peuvent détourner l’attention de problèmes plus urgents, comme les réunions avec les clients ou la génération de prospects. Lorsque les dirigeants délèguent les tâches chronophages aux assistantes virtuelles, ils peuvent se concentrer sur les tâches plus importantes de leur agenda.

Une plus grande efficacité du travail

Les dirigeants ne sont pas les seuls à en bénéficier : d’autres membres de l’équipe peuvent également avoir beaucoup de travail et avoir besoin d’une aide temporaire ou plus régulière. Les responsables des médias sociaux, par exemple, sont plus efficaces lorsqu’ils peuvent confier la rédaction, la recherche ou la conception graphique à des assistantes, ce qui leur permet de se concentrer sur l’édition et la diffusion.

Un environnement de travail plus sain et plus souple

Le travail à distance a le potentiel de transformer la culture de votre entreprise. Permettre aux membres de votre équipe de travailler d’où ils souhaitent peut avoir un impact considérable sur le bien-être des employés. Prenez l’exemple d’une mère enceinte qui a besoin de s’éloigner du bureau ou d’un natif du numérique qui préfère travailler en déplacement. Ces deux employés peuvent accomplir leur travail comme tout le monde, mais la possibilité de travailler à distance peut leur apporter une plus grande satisfaction car ils peuvent plus facilement équilibrer d’autres demandes ou désirs.

5 façons dont une assistante virtuelle peut aider au développement de votre entreprise

En plus de vous libérer du temps, une assistante virtuelle contribue de façon considérable au développement de votre entreprise.

Voici quelques exemples :

Saisie de données

Les entreprises de finance, de comptabilité et de données s’appuient sur des informations soigneusement organisées, qu’il s’agisse d’un bilan ou des résultats d’une étude à grande échelle. Bien que l’acte de saisie de données soit relativement simple, il peut être monotone, surtout si vos compétences sont mieux utilisées ailleurs. Le fait d’avoir une assistante virtuelle dédié à la saisie des données peut libérer votre emploi du temps tout en développant un moyen plus précis de collecte des données.

Service à la clientèle

Selon Microsoft, 96 % des consommateurs affirment que le service clientèle est un facteur important dans leur choix de fidélité à une marque. Le service clientèle, malgré sa nécessité dans l’entreprise moderne, continue d’être une priorité secondaire pour de nombreuses organisations. En conséquence, les prospects potentiels et les clients fidèles risquent de vivre des expériences négatives qui peuvent avoir un impact significatif sur leur fidélité à la marque et leur satisfaction. Le fait que quelqu’un, même s’il s’agit d’une assistante virtuelle, facilite ces demandes de renseignements des clients peut avoir un impact réel sur la réputation d’une entreprise.

Tâches administratives

Planifier des réunions, assurer le suivi des communications par e-mail, tenir des registres… ce sont des tâches suffisamment simples pour pouvoir être effectuées par n’importe qui. Mais pour bien les accomplir, il vaut la peine d’engager une personne spécialisée dans ce type de travail. Avec moins de tâches administratives à gérer, votre équipe aura plus de temps pour se concentrer sur les domaines où elle peut apporter une réelle valeur ajoutée grâce à ses compétences particulières.

Sensibilisation aux ventes

Les ventes sont essentielles à la survie d’une entreprise, mais les processus de sensibilisation et de suivi des activités représentent souvent un investissement important en temps. De nombreuses assistantes virtuelles sont formées pour gérer les appels téléphoniques, les campagnes d’e-mailing et d’autres efforts logistiques. Étant donné que beaucoup de ces tâches peuvent être effectuées par téléphone ou sur un ordinateur portable, il peut s’agir d’un emploi idéal pour une assistante virtuelle.

Gestion des médias sociaux

Malgré l’utilisation généralisée des réseaux sociaux dans la société d’aujourd’hui, de nombreux chefs d’entreprise n’en voient toujours pas l’intérêt. Souvent parce qu’il faut beaucoup de temps pour fournir un contenu vraiment attrayant, de manière constante. Une assistante virtuelle dédié aux réseaux sociaux peut faire toute la différence, en assurant à votre entreprise une présence en ligne tout en créant un canal bidirectionnel pour des clients fidèles.

Combien coûte une assistante virtuelle ?

Les tarifs des assistantes virtuelles peuvent varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs, notamment le type et la fréquence du travail, le niveau d’expérience professionnelle, le pays d’origine et l’expertise technique nécessaire.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de tarifs pour différents types d’assistantes virtuelles.

Professionnel(le) de l’administration, saisie de données

Description : Correction d’épreuves, saisie de données, travail de bureau, recherche, Excel, etc.

Taux horaire moyen : 12 – 20 €

Honoraires mensuels moyens (20 heures/semaine) : 960 – 1,600 €

Tarif mensuel moyen (40 heures/semaine) : 1,920 – 3,200 €

Assistante virtuelle marketing, service à la clientèle, soutien comptable

Description : Rédaction de textes, budgets/comptabilité, soutien marketing, soutien à la clientèle, expérience des logiciels CRM, marketing par courriel, marketing par les réseaux sociaux ; logiciels comme PowerPoint, WordPress, etc.

Taux horaire moyen : 20 – 35 €

Tarif mensuel moyen (20 heures/semaine) : 1,600 – 2,800 €

Tarif mensuel moyen (40 heures/semaine) : 3,200 – 5,600 €

Assistante virtuelle avancé, consultante, assistante de direction

Description : Conseil en affaires, gestion de contenu, gestion de projet, gestion avancée des TI et des sites, développement Web et gestion des serveurs.

Taux horaire moyen : 38 – 50 €

Honoraires mensuels moyens (20 heures/semaine) : 3,040 – 4,000 €

Tarif mensuel moyen (40 heures/semaine) : 6,080 – 8,000 €

Où pouvez-vous trouver une assistante virtuelle ?

Maintenant que vous savez pourquoi faire appel à une assistante virtuelle et combien cela peut coûter, il est temps d’en trouver un. Comme pour toute autre nouvelle embauche, vous devez chercher à plusieurs endroits.

Fiverr

Fiverr est une plateforme de freelance qui a acquis une grande notoriété. Les freelances de Fiverr proposent une multitude de services, dont la conception de sites web, la traduction, la rédaction, le référencement, la saisie de données, et bien plus encore. La plateforme est fréquemment utilisée par des entreprises comme Facebook, Google, MIT, Netflix et PayPal. Les services de Fiverr sont facturés sous forme de forfaits, à partir de 5 euros et jusqu’à plusieurs milliers. C’est une excellente plateforme pour trouver une assistante virtuelle.

ComeUp

Avec des milliers de freelances disponibles en France, ComeUp s’est forgé une réputation de plus grand marché de freelances en France. Vous ne trouverez pas de vivier de talents plus important sur le marché français afin de trouver votre prochaine assistante virtuelle. Nous vous recommandons d’examiner attentivement leur profil et leurs avis avant de passer un contrat avec une assistante virtuelle.

Réseaux sociaux

Vous seriez surpris du nombre d’assistants que vous pouvez trouver sur LinkedIn. Le service recherche de LinkedIn fonctionne de la même manière que ComeUp ou Fiverr : indiquez le service que vous souhaitez, précisez les détails (projet ponctuel ou continu, délais) et recevez jusqu’à cinq offres gratuites de professionnels à la demande. Les groupes de réseaux sociaux sur Facebook et LinkedIn sont également des moyens efficaces de trouver des assistantes virtuelles aux talents spécifiques.

Agence d’assistants virtuels

Travailler avec une agence est l’un des moyens les plus rapides, les plus efficaces et les plus fiables pour entrer en contact avec une assistante virtuelle. De nombreuses agences d’assistante virtuelle fournissent également des ressources supplémentaires, des formations et un encadrement pour ces indépendants, qui seront donc probablement mieux préparés et mieux adaptés au travail que ceux que vous pourriez trouver ailleurs. Cependant, il est important de savoir que le prix est plus élevé en passant par une agence.

Comment embaucher et gérer une assistante virtuelle

Après avoir indiqué comment et pourquoi engager une assistante virtuelle peut être bénéfique à votre business, nous allons nous intéresser à tous ce qui concerne l’embauche et la gestion d’une assistante virtuelle.

Définissez les attentes dès le départ

Commencez toujours par définir l’ampleur du projet et les responsabilités attendues de l’assistante virtuelle. Combien de temps le projet doit-il prendre ? Comment l’assistante virtuelle sera-t-il rémunéré ? Qu’est-ce qui est considéré comme faisant partie de l’étendue du projet, et qu’est-ce qui est un objectif ambitieux ?

Voilà le genre de questions que vous devez vous poser, car il est fort probable que votre assistante virtuelle vous les posera une fois engagée. C’est pourquoi il est essentiel de fournir des directives claires et des documents de procédure tels qu’un cahier des charges pour définir le champ d’application et les responsabilités. Cela évite toute confusion et augmente les chances de succès.

Définissez un programme quotidien

Une fois que tous les contrats sont signés ou que vous avez commandé un service de freelance sur fiverr, l’étape suivante consiste à définir un horaire cohérent pour le travail ou l’enregistrement. Les assistants virtuels n’étant pas physiquement présents au bureau, il peut être difficile de s’assurer qu’ils restent concentrés sur leur tâche ou communiquent clairement. Discutez avec l’assistante virtuelle de sa disponibilité et trouvez des chevauchements entre le calendrier de votre entreprise et le sien. S’il vit à l’étranger, vous devrez également tenir compte du décalage horaire.

Définissez un budget

L’une des raisons les plus convaincantes d’engager une assistante virtuelle est le coût : les assistants virtuels sont de loin plus abordables que les employés à temps plein. Mais sans budget, vous pouvez facilement dépenser plus que vous ne le souhaitez. Lorsque vous définissez un projet pour une assistante virtuelle, établissez une estimation du temps que prendra chaque tâche et, par conséquent, du coût de chaque tâche en fonction du tarif de l’assistante virtuelle. Soyez aussi franc que possible au sujet de votre budget, et vous éviterez ainsi d’éventuels problèmes ou désaccords concernant la rémunération.

Suivi du temps et des tâches

La responsabilisation est essentielle dans le cadre du travail à distance. Rien n’empêche une assistante virtuelle de prétendre avoir travaillé sur quelque chose alors qu’il ne l’a pas fait ou, à l’inverse, de passer des heures sur un projet sans que celui-ci soit suivi. Bien que l’autodiagnostic repose sur un code d’honneur, il s’agit d’un moyen efficace de garder un œil sur l’achèvement d’un projet et sur la charge de travail globale. Utilisez des applications de gestion de projet comme Trelo pour évaluer la progression et l’efficacité globales de vos assistants virtuels.

Fournissez des informations utiles sur les performances

Pour vraiment soutenir et pousser vos assistants virtuels à s’améliorer, fournissez-leur des rapports mensuels ou même trimestriels ; cela peut être aussi simple qu’une conversation rapide en tête-à-tête, mais il est plus important d’aborder les plus grandes forces et les possibilités d’amélioration. Votre assistante virtuelle appréciera l’honnêteté de ce geste et vous le rendra par ses efforts.

En résumé :

Les assistantes virtuelles sont plus que de simples travailleurs à distance. Ils peuvent constituer l’épine dorsale de votre entreprise, même si vous vous consacrez à d’autres tâches. Leur travail n’a pas toujours un impact direct sur les résultats de l’entreprise. Néanmoins, leur présence peut être ressentie par tous les membres de l’équipe, en particulier lorsqu’ils peuvent se concentrer sur d’autres priorités que les tâches plus répétitives (comme les réseaux sociaux ou la saisie de données). Donnez-leur les objectifs et les conseils appropriés, et les assistantes virtuelles peuvent véritablement transformer le mode de fonctionnement de votre équipe.